La comunicación eficaz entre instituciones y estudiantes es clave para el éxito operativo y académico. La Universidad La Salle, con una matrícula de cerca de 8,000 estudiantes en más de 40 programas, enfrentaba desafíos significativos en la gestión de comunicaciones con nuevos aspirantes. La implementación de Broadcaster Bot, una solución de Concepto Móvil, transformó radicalmente sus procesos de comunicación, ofreciendo una experiencia unificada y efectiva tanto para el personal administrativo como para los estudiantes.

Contexto y Desafíos

Anteriormente, la Coordinación de Promoción y Admisiones de la Universidad La Salle manejaba las comunicaciones de manera individual a través de herramientas de mensajería instantánea, lo que llevaba a inconsistencias en los mensajes y dificultades en la gestión de la información. Este enfoque fragmentado resultaba en largos tiempos de respuesta y una experiencia de usuario subóptima para los aspirantes durante periodos críticos de admisión y eventos.

Solución Implementada

En el sistema de educación superior cada vez más competitivo y dinámico, adquirir y convertir prospectos puede ser increíblemente desafiante, y dada la alta intensidad involucrada en la decisión, existe un alto nivel de tensión entre equilibrar las horas del personal o arriesgarse a la frustración por parte de los prospectos y sus padres. En este contexto, la automatización es un imperativo. Con los chatbots automatizados, como los visitantes del sitio web aterrizan en la tecnología de chatbot, pueden enviar preguntas rápidamente o ser redirigidos a la oficina adecuada.

En los colegios y universidades, los chatbots pueden reducir la frustración que sienten los estudiantes y las familias cuando intentan obtener respuestas a preguntas importantes que pueden cambiar la vida.

Un formidable caso de éxito

La adopción del Broadcaster Bot permitió a la universidad estandarizar y automatizar la comunicación. Bajo la coordinación de Christian Guzman, Coordinador de Promoción y Admisiones, se implementaron plantillas de mensajes masivos para anunciar eventos importantes y respuestas predefinidas para preguntas frecuentes, asegurando que todos los aspirantes recibieran información precisa y oportuna. Este cambio no solo optimizó la comunicación, sino que también permitió un seguimiento detallado a través de reportes de conversaciones, tiempos de respuesta y gestión de eventos.

Resultados y Beneficios

Con Broadcaster Bot, la Universidad La Salle experimentó una mejora notable en la eficiencia comunicativa:

• Respuestas Rápidas: La confirmación de nuevos candidatos a invitaciones y consultas sobre eventos académicos se redujo, de varios días a algunos minutos, optimizando la logística de eventos y la planificación académica para el alcance de los objetivos de admisiones.
• Comunicación Unificada: Se aseguró que todos los mensajes enviados mantuvieran un tono y formato consistentes, reflejando profesionalismo y coherencia.
• Mejora Continua: La supervisión y análisis de las interacciones permitieron ajustes proactivos en las estrategias de comunicación y en el desarrollo de nuevos bots para procesos rutinarios.
• Atención de casi 2,000 conversaciones por agente, lo cual no sería posible mediante llamadas telefónicas sin el uso de esta plataforma

Futuro y Expansión

Animados por los resultados positivos, otras áreas de la Universidad La Salle están considerando integrar Broadcaster Bot en sus operaciones. Este caso no solo demuestra la capacidad de adaptación tecnológica de la universidad sino también establece un precedente para la mejora continua en la gestión educativa.

Conclusión

La colaboración entre Concepto Móvil y la Universidad La Salle mediante Broadcaster Bot ha demostrado ser un cambio revolucionario en la forma en que las instituciones educativas pueden gestionar la comunicación en la era digital. Este caso es un ejemplo destacado de cómo la tecnología puede facilitar una interacción más efectiva y eficiente entre estudiantes y administrativos, proyectando un futuro prometedor para la expansión de estas soluciones en el sector educativo.