Ivette Estrada | Persuasión a distancia

CIUDAD DE MÉXICO, 22 de agosto de 2020.- A medida que desaparecen los encuentros “cara a cara”, en la nueva realidad se multiplican correos electrónicos y otras comunicaciones a distancia que deben ser más eficaces y persuasivos que nunca.

El 87% de las personas determina la personalidad, intencionalidad y profesionalismo de alguien en un lapso de sólo tres minutos en las interacciones personales, Esto se reduce a siete segundos en la comunicación escrita. Pero no sólo eso, tales percepciones no sólo ocurren con “extraños” sino que modifican la percepción que tenemos de las personas con las que interactuamos cotidianamente como colegas de trabajo, familiares y amigos.

Es decir, las misivas de cualquier tipo se vuelven narrativas fidedignas de quiénes somos, de nuestras capacidades, intenciones y dones. Por supuesto, en la comunicación a distancia tales herramientas recrudecen su poderío en el imaginario de nuestros interlocutores.

Así el e-mail, whatsapp, chat o mensaje instantáneo deja de ser una comunicación “intuitiva” y se convierte en asignatura crucial en los negocios y en la vida. ¿Cuáles son los elementos de un texto para convencer?

La clave es poner atención a todos los detalles. Este es el proceso recomendado para negociar exitosamente por e-mail:

1. Determinar si se genera una comunicación positiva o negativa. La primera posee frases como “genial”, “me gusta”,”agradable”, “gracias”, así como saludos que incluyan la palabra “queridos”,” apreciables” o similares. Los cierres tienen frases como “tengan excelente día”, “mis mejores deseos” y otros por el estilo. Los emojis como caritas felices y los signos de exclamación son parte de la comunicación positiva.

En contraparte, lo negativo se remarca a través de frases como “no me gusta” o “no me convence”, así como emplear palabras “duras” como problema, dificultad o error. Resulta agresivo, asimismo, generar una solicitud sin un saludo previo e incluso, en algunas organizaciones, el eliminar un breve preámbulo social. Asimismo, emplear sólo mayúsculas se interpreta como gritos.

Para detectar el tipo de comunicación empleado regularmente, en nosotros o en nuestros interlocutores, basta seleccionar los últimos cinco mensajes enviados a distintas personas y evaluar en cada uno el tipo de comunicación establecida.

2. Analizar el grado de compromiso que se tiene con el interlocutor. El gradiente más superficial es la implicación en determinada tarea. Asciende al compromiso social y en la cúspide de compenetración está la emocional.

Para generar una comunicación más cálida es importante priorizar personas sobre proyectos, tareas o cosas. Para medir la preminencia personal sobre los objetos, basta contar el número de pronombres empleados en una conversación. Entre más existan, más personal se vuelve la interacción. Sin embargo, para evitar una mala impresión deben suprimirse los pronombres “yo” , “mis”, “mías” y similares porque puede denotar egocentrismo. Sustituirlas por “nosotros” pero dosificarlas.

En una negociación el pronombre predilecto debe ser tú o ustedes, seguido de nosotros y, finalmente, yo. Los pronombres revelan el compromiso social.

Por último, el uso de verbos refleja el grado de implicación en la tarea. Compartir una anécdota o enfatizar la importancia para el otro en determinada misión, fortalece el factor emocional en la comunicación.

3. Estructurar un correo convincente inicia con algo positivo. Y si se menciona algo negativo debe contrarrestarse con algo positivo. En la interacción “cara a cara” las malas noticias pueden “suavizarse” con el tono de voz o un ligero toque al interlocutor, pero en un mensaje escrito no poseemos tantos recursos.

4. La comunicación efectiva se logra con la consciencia de que hablamos a un grupo determinado de personas, no a una masa heterogénea. Así, en una presentación a través del zoom, por ejemplo, conviene poner la fotografía de un grupo indulgente arriba de la pantalla de la computadora, por ejemplo. Eso “humaniza” nuestra manera de hablar y la gesticulación empleada. Diversos estudios muestran que incluso se sonríe 75% veces más que si no se logra visualizar al auditorio.

5. Creer firmemente que la distancia puede acortarse. Las personas se comportan de manera diferente cuando no están cara a cara. Son más negativos y, a menudo, más presuntuosos.

A veces transmiten la impresión de que no son fáciles de trabajar. Dada la ubicuidad de la comunicación electrónica, debemos ser proactivos en cuanto a cultivar y mejorar nuestro estilo de comunicación.