¿Qué necesitas antes de empezar a usar un nuevo sistema de facturación?

Los negocios que contratan por primera vez un sistema de facturación esperan que desde el primer segundo la herramienta cumpla con todo lo prometido con el proveedor, pero antes de emitir un solo CFDI, es necesario que los usuarios se tomen el tiempo de realizar una pequeña lista de acciones que aseguren su desempeño óptimo.

Si quieres conocerlas porque tu empresa se encuentra en una situación parecida y te preocupa que la confusión se convierta en uno de los mayores obstáculos tanto para tu personal como para ti, a la hora de implementar tecnología de este tipo, entonces esperamos que te quedes a leer hasta el final.

Definir qué vas a facturar y con qué frecuencia

El primer paso no involucra al software, sino a tu operación: ¿cuáles son los productos/servicios que ofreces? ¿Cómo los entregas? ¿Con qué regularidad los facturas? Esta información servirá para armar tu catálogo y configurar de manera correcta los campos que el sistema va a pedirte.

También vale la pena que tengas claridad acerca de si las facturas se emitirán por cada transacción individual, al cierre de semana o en un esquema mensual, pues esto influye en cómo usarás el programa y cómo te puede ayudar a identificar si debes emitir facturas globales, incluir complementos o programar envíos automáticos.

En caso de que ya hayas facturado antes, te sugerimos que veas tu historial reciente para entender qué patrones se repiten y cuáles conviene ajustar; en cambio, si apenas vas a iniciar, documenta cómo es tu flujo de ventas o prestación de servicios para traducirlo después en una configuración práctica dentro del software.

Elegir una plataforma que se adapte a tu ritmo de trabajo

Una vez que tengas claros aspectos como cuál es el volumen de las facturas que emites, los métodos de cobro que utilizas, etc., lo que sigue es que selecciones el software que acompañará a tu negocio.

Aspel Facture es una opción que se destaca por ser un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) del SAT y por sus funcionalidades pensadas para quienes buscan facturar de manera sencilla: es capaz de generar, timbrar y recibir Comprobantes Fiscales digitales en minutos; centraliza información de ingresos, gastos, pagos, retenciones y más.

Asimismo, crea los CFDI en formato XML y PDF para que puedan ser rápidamente enviados a los clientes, y, por supuesto, resguarda los datos para que estén seguros todo el tiempo y no queden expuestos a usuarios sin autorización.

De cualquier modo, más allá de la marca, procura elegir una solución que le haga el día más llevadero a tu empresa, no una que te prometa ser tu aliada y termine convirtiéndose en una carga estorbosa.

Verificar que tu RFC esté en orden y activo ante el SAT

Realiza la validación desde el portal del SAT, donde también es posible consultar tu constancia de situación fiscal, documento en el cual podrás ver los datos actuales registrados: el domicilio fiscal, el régimen aplicable, la actividad económica declarada. ¿Algo no coincide con la operación real de tu negocio? Corrígelo cuanto antes.

Consultar si tu giro requiere emitir facturas con complemento

Antes de implementar cualquier sistema, verifica si estás obligado a emitir facturas electrónicas, y bajo qué condiciones, ya que hay veces en las que, por ejemplo, el SAT exige el uso de complementos o catálogos específicos; los más comunes son el complemento de pagos, el de carta porte o el de nómina.

Hacer esto es esencial porque impacta en cómo se debe configurar el sistema elegido, pues no todas las plataformas incluyen todos los complementos por defecto y algunos piden activación manual o ajustes adicionales para cumplir con el formato.

Tener a la mano los datos correctos de tus clientes

Para que una factura se emita bien, necesitarás los datos actualizados y compatibles con los requisitos del SAT: nombre o razón social, el RFC, el código postal del domicilio fiscal y el uso del CFDI correspondiente.

Si ya tienes una base de clientes, conviene que cada uno te dé su visto bueno sobre lo que tienes registrado, en especial si ya ha pasado tiempo, porque es bastante usual que errores como dejar espacios innecesarios en el RFC sean motivos de rechazos al momento de timbrar. Con clientes nuevos, lo ideal es solicitar la información desde el inicio de la relación comercial.

Prepara tu catálogo de productos/servicios

¿Recuerdas lo que comentamos al inicio? Debes estructurar tu catálogo definiendo cada clave de producto o servicio que utilizarás, su unidad de medida, el precio y, en caso necesario, el impuesto aplicable. Dichos elementos deben coincidir con los catálogos del SAT para que el sistema timbre sin errores.

En caso de que vendas artículos físicos, asegúrate de que los nombres estén claros y actualizados; si se trata de servicios, identifica los conceptos que usas con más frecuencia y relaciona cada uno con su clave SAT correspondiente. El sistema que elijas debe permitirte cargar el catálogo, editarlo y permitirte reutilizar la información.

Haz pruebas antes de emitir tus primeras facturas reales

Un gran número de plataformas de facturación ofrecen opciones para generar comprobantes de prueba o trabajar en modo borrador; estas funcionalidades son útiles para ver que el comprobante cumpla con lo requerido por el SAT y que tanto la información de clientes como los métodos de pago y los complementos (si usas) estén siendo aplicados de forma adecuada.

A primera vista, parece una fase innecesaria que extiende el proceso, pero agradecerás llevarla a cabo para garantizar que tu primera factura oficial se encuentre en orden y no tengas que corregir luego.

Habiendo cubierto cada uno de los parámetros señalados, estarás listo para poner en marcha tu nuevo sistema de facturación y lograr que cada jornada de trabajo sea mil veces más fructífera.