Héctor Sampieri | La sustancia de un reporte

Muchos hemos tenido que vivir con alguna fecha de entrega. En proyectos, tareas o actividades no existe plazo que no se cumpla. Junto con la llegada de la fecha decisiva, la mayoría de las veces, es necesario construir también una narración que permita a los interlocutores, por lo general quienes han hecho posible de forma programática el mismo proyecto, conocer los avances y/o los resultados del proceso emprendido.

Las personas que colaboran en las organizaciones regularmente experimentan el mismo temor que un estudiante puede llegar a manifestar sobre la fecha de un examen, al momento de presentar reportes cruciales dentro de un proyecto.

La verdad es que si se ha trabajado adecuadamente, como si por ejemplo se ha estudiado de forma apropiada, los reportes y/o exámenes no deben ser una preocupación apanicante sino la oportunidad de “demostrar” lo que se ha hecho y lo que se sabe. El progreso y la consolidación profesional también puede tocar a la puerta de los reportes. ¿Lo habías considerado así alguna ocasión?

Este texto, tomado del blog del maestro Héctor Sampieri, Haz y aprende, te guiará para que tus presentaciones sean un éxito:

Si eres capaz de superar el sentido negativo del reporte, al que todos podemos sentirnos tentados, podrás encontrar no solo un nuevo rumbo definido sino muchas posibilidades de abrir nuevos horizontes en el futuro profesional y organizacional.

Estas ideas no tienen solo “vida” en la teoría del que esto escribe; a lo largo de mi experiencia, en diversos escenarios de liderazgo profesional, he podido constatar que si verdaderamente soy capaz de creer que un reporte, más que una carga, es una oportunidad la creación del mismo reporte se convierte en un proceso apasionante.

Construir un reporte, la narración de los avances de forma argumentada, la presentación de respaldo a lo que se compartirá, tienen cierta analogía con la creación y ejecución de una conferencia. Si bien existen diferencias en la duración del evento, en el tipo de público y demás elementos que ahora nos podrían parecer accidentales, en esencia hablamos de un acto comunicativo que guarda similitudes. Por ello, hoy quiero compartirte los 5 elementos que configuran la sustancia de un reporte que puede ser, si así te lo propones, un acto comunicativo eficaz.

5 elementos para proyectar la sustancia de un reporte

Te propongo los elementos y sobre cada uno de ellos te comparto cómo podría evaluarte quien te observe al momento de tu presentación.

1. Información dosificada

No hay nada peor que tener una cantidad enorme de información dentro de un reporte y contar con poco tiempo para presentarla, es igual de trágico ser un lector de dicho reporte y no tener tiempo para leer todo lo que te han entregado.

La habilidad clave con la que serás evaluado en este sentido de información dosificada tiene que ver con la capacidad de sintetizar la información.

Sé que has invertido mucho tiempo, mucho esfuerzo en “amasar” la información y que dejar algo fuera “te duele”. Te lo digo fácil y te lo digo rápido: mejor que te duela antes y no después. ¿Todo debe ser informado? ¿Todo debe ser incluido? ¿Es posible prescindir de algo?

Haz un balance con el tiempo que tendrás y genera dos versiones de tu informe/reporte. Un resultado comprensible en pocos minutos y uno mucho más elaborado para quien quiera y deba “profundizar”. No todos necesitarán a fin de cuentas el informe completo, pero sí todos requerirán la información mínima para tomar decisiones y conocer los pasos siguientes.

Precisa entonces los objetivos del reporte y de la reunión donde lo presentarás, ¿qué se busca con este “parte de cuentas”? Si no lo tienes claro no pases al siguiente punto.

2. Respuesta claras a preguntas esenciales

En la imagen anterior, dentro de esta entrada, se presentan algunas preguntas fundamentales que todo reporte debe incluir. Para mayor facilidad las presento a continuación de nueva cuenta:

• ¿Quién?
• ¿Qué?
• ¿Cómo?
• ¿Cuándo?
• ¿Por qué?
• ¿Dónde?

Procura que tu reporte, tanto en su versión “menor” como en la versión “mayor”, incluya respuestas puntuales a estas preguntas. Ten cuidado con la tentación de “antecedentear” de forma excesiva. Me explico un poco más.

Todo reporte tiene una historia, y en muchas ocasiones consideramos que debemos contar esa historia de forma recurrente cuando presentamos nuestros avances. Los cuentos contados siempre de la misma forma, y al mismo lapso de tiempo respecto frecuencia, tienen una sola virtud: ¡aburrir! Si cada reporte que presentas es un volver al punto 0 de la historia, estás perdiendo valiosas oportunidades.

Genera “puntos de control” en tus reportes “de menor amplitud”, las conclusiones individuales de cada avance, que puedes presentar como punto de partida en próximas oportunidades. De tal forma que no acudes a explicar el principio de la historia, sino el entramado anterior en una trama narrativa específica. Si deseas, en el reporte “de mayor amplitud” presenta todo el antecedente (¡pero como un anexo! y no como parte medular del texto).

El problema principal de los reportes es que, antes de llegar a lo “bueno”, se tienen mil pasos previos (justificación, antecedentes, motivación, objetivos, etc, etc). Te sugiero, como aprendí de Sonia González, en Habilidades de Comunicación Escrita, que puedas antes que otra cosa dar a conocer la sustancia, lo central de tu reporte (las respuestas a las preguntas básicas) antes de bombardear con información a tu audiencia.

La habilidad con la que aquí, en las respuestas básicas, serás evaluado se relaciona con el pensamiento ejecutivo de concluir y compartir lo importante, lo sustantivo, y distinguir de lo accidental. Si procedes de esta forma el tiempo estará a tu favor y no en tu contra.

3. Material de apoyo breve y de impacto

Muchos ejecutivos dedican a la presentación el mayor tiempo de preparación; la realidad es que si tienes avanzados los primeros 2 puntos, la presentacion fluirá por sí misma. Es importante aquí considerar forma y fondo. En concreto pueden serte de apoyo mis recomendaciones para evitar imprevistos logísticos con los materiales de presentación:

Primera entrega

Segunda entrega

Tercera entrega

Cuarta entrega

Te resumo algunas ideas:

• El uso de un Power Point con 250 diapositivas pertenece a finales del siglo XX. Piensa en 1 minuto de tu explicación por diapositiva ¿cuántos minutos tienes? Ese debe ser tu límite.
• Evita los “ladrillos” de texto dentro de tu diapositiva, aprovecha los títulos para indicar los temas generales que abordarás; utiliza bullets, no más de 8 palabras por bullet.
• Incluye fotografías alusivas (si son de evidencia de los avances ¡mejor!), que sean nítidas y que no se pixelen. Busca colores de presentación que te permitan que la foto realce sobre el texto.
• Incluye gráficas que puedan ser adecuadamente observadas; piensa la mejor forma de expresar la información. Sé que hay gráficas preelaboradas “muy bonitas”, pero no todas sirven para expresar los conceptos que requieres (si vas a comparar, si vas a establecer porcentajes, o si vas a utilizar conceptos más complicados como la dispersión, por ejemplo).
• Evita la tentación de los sonidos innecesarios (por ejemplo, los aplausos prefabricados al final de tu presentación pueden ser más un tropezón que un acierto).
• Si vas a incluir vídeos, por alguna razón plenamente justificada, busca ediciones cortas, con subtítulos y con buena nitidez. Procura hacerte de un adecuado sonido. Si no cuentas con estos elementos mínimos, aunque el vídeo sea buenísimo, omitelo pues te restará puntos.

La habilidad con la que aquí se te juzgará es la capacidad de traducir los datos duros y los resultados en impactos visuales positivos ante tu audiencia. Piensa en goles, ¿cuántos quieres y puedes meter en la portería antes de que termina la reunión?

4. Avances y retos definidos

Una tabla puede ayudarte. Un gráfico para decir sin temor: “Ya logramos esto, y tenemos pendiente esto otro”. Este es el culmen de lo que compartes: “el avance y el pendiente”, “el progreso y la meta”. Si eres capaz de incluir ambos elementos en tu reporte, en ambas versiones, y dentro de tu narración y tu material de apoyo, estoy seguro que partirás plaza.

Evita impresiones inexactas dentro de tu presentación y tu material, si detectas expresiones como estas que ahora ejemplifico procura cambiarlas por mensajes de acción que permiten sintonizar con lo que compartes:

• “En muchos sentidos podemos notar una mejoría” cambia por “en este rubro notamos un incremento de tanto y eso equivale a tanto dentro de la meta esperada”.
• “Son muchos los factores que influyeron en esta demora” cambia por “las razones de la demora están detectadas y son las siguientes”.
• “No hemos podido precisar las causas” cambia por “continuamos en la revisión de la información para detectar lo sucedido, en cuanto tengamos claridad se las compartiremos”.
• “Mucho“, “poco”, “casi nada”, “más o menos” cambia por la indicación clara de las cantidades de interés; si incrementa o decrementa respecto lo esperado un aspecto del proyecto es un tema crucial. Los reportes son númericos en muchos sentidos, ¡haz entonces que luzcan los números más que las palabras!

Aquí, en este rubro, serás evaluado respecto tu habilidad verbal y no verbal para describir el reporte en sí mismo.

El lenguaje no verbal deberá ser también sintonizado adecuadamente con las palabras y el sentido de las mismas.  Si el reporte presenta áreas complicadas no puedes presentarlo sonriendo, si existen logros importantes no puedes referirte a ellos como si comentarás cualquier otro incidente.

5. Pasos siguientes

Siempre comparte la información que has presentado a quienes la requieren. Brinda la opción de ampliar, de forma electrónica la información lo más que te sea posible. El compartir la información sin tapujos, con la claridad y honestidad que todo proyecto implica, generará un clima de confianza que te acompañará en las siguientes ocasiones en que debas presentarte a rendir cuentas. Al compartir información de adecuada manera, y no tener reservas en darla a conocer, provocas que los siguientes encuentros sean mucho más productivos, tu imagen y tu prestigio dentro de la organización podrá entonces consolidarse.

Si el proyecto tiene nuevas fases, y con ello nuevas fechas de reporte, tienes que trabajar en la continuidad del proyecto y en la unión narrativa entre los informes que presentarás.

Serás evaluado, después de un reporte, por la habilidad del seguimiento que otorgues a un proyecto, la capacidad de dar cumplimiento a los acuerdos y a los pasos a seguir que se han definido.

Algo, en este sentido, muy concreto que puedes hacer es remitir un agradecimiento a los participantes con la minuta de la reunión, con los informes (en ambas versiones) y con un resumen de los pasos siguientes. Procura hacerlo en un lapso no mayor de dos horas después de la reunión.

• Recuerda que todo reporte es un nuevo comienzo. ¿Estás dispuesto?